Datenschutzerklärung

Hier erfährst du, welche personenbezogenen Daten wir auf dieser Website und in unserem Kundenportal verarbeiten, wozu wir das tun, auf welcher Rechtsgrundlage, wie lange wir die Daten aufbewahren und welche Rechte du hast.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

dbm automation GbR
vertreten durch die Gesellschafter Maximilian Matthes, Benjamin Benz und Dani Sarakbi
Dieburger Straße 3
64832 Babenhausen
Telefon: 0157 53045315
E-Mail: info@dbm-automation.cloud

Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung deiner Rechte erreichst du uns direkt unter maximilian.matthes@dbm-automation.cloud.

2. Überblick

• Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit das für den Betrieb dieser Website, für die Beantwortung deiner Anfragen oder für die Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist.
• Wir setzen keine Analyse- oder Statistikdienste, keine Werbe- oder Tracking-Cookies und keine Social-Media-Plugins ein.
• Die Schriftarten liegen auf unserem eigenen Server. Beim Aufruf der Seite wird keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen Schriftanbietern aufgebaut.
• Inhalte von fremden Servern laden unsere öffentlichen Seiten nur in einem Fall: Wenn du beginnst, ein Formular auszufüllen, lädt der Spamschutz Cloudflare Turnstile (Abschnitt 7). Was im angemeldeten Kundenportal zusätzlich geladen wird, steht in Abschnitt 8.
• Die Verbindung zu dieser Website und zum Kundenportal ist per TLS verschlüsselt.
• Links zu anderen Websites, etwa zu den LinkedIn-Profilen unserer Gesellschafter, sind einfache Verweise. Daten an den jeweiligen Anbieter fließen erst, wenn du einen solchen Link anklickst; ab dann gilt dessen Datenschutzerklärung.

3. Hosting

Website, Kundenportal und unsere Automatisierungsplattform (n8n) laufen auf einem virtuellen Server, den wir bei der Hostinger International Ltd. (Zypern) gemietet haben. Der Server steht in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Die Automatisierungsplattform n8n betreiben wir selbst auf diesem Server; dafür ist kein weiterer Anbieter eingebunden.

Jeder Aufruf dieser Website und des Kundenportals wird über diesen Server abgewickelt. Hostinger verarbeitet die Daten dabei ausschließlich in unserem Auftrag und nach unserer Weisung; mit Hostinger besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer sicheren, zuverlässigen und effizienten Bereitstellung unseres Angebots. Soweit der Aufruf der Erfüllung eines Vertrags mit dir dient, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4. Server-Logdateien

Bei jedem Aufruf einer Seite protokolliert unser Server automatisch folgende Angaben, die dein Browser übermittelt:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts,
• Datum und Uhrzeit der Anfrage,
• aufgerufene Adresse und Art der Anfrage,
• Statuscode der Antwort und übertragene Datenmenge,
• zuvor besuchte Seite (Referrer), soweit dein Browser sie übermittelt,
• Browser und Betriebssystem (User-Agent),
• Bearbeitungsdauer der Anfrage.

Wir brauchen diese Angaben, um die Website auszuliefern, ihren stabilen Betrieb sicherzustellen, Fehler zu finden und Angriffe zu erkennen und abzuwehren. Wir führen sie nicht mit anderen Daten zusammen und werten sie nicht aus, um Nutzerprofile zu bilden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Sicherheit und Funktionsfähigkeit unserer Systeme.

Wir bewahren die Protokolle nur so lange auf, wie dies für den sicheren Betrieb erforderlich ist, und löschen sie, sobald sie für die Sicherheit nicht mehr benötigt werden.

5. Lokale Speicherung in deinem Browser

Beim ersten Besuch zeigen wir einen kurzen Hinweis zu Cookies. Wenn du ihn mit „Verstanden“ schließt, speichern wir das im lokalen Speicher deines Browsers (localStorage, Eintrag dbm-cookie-entscheidung, zusammen mit dem Zeitpunkt). So erscheint der Hinweis nicht bei jedem Seitenaufruf erneut.

Dieser Eintrag bleibt in deinem Browser und wird nicht an uns übertragen. Du kannst ihn jederzeit über die Einstellungen deines Browsers löschen; dann erscheint der Hinweis beim nächsten Besuch wieder. Die Speicherung ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG zulässig, weil sie unbedingt erforderlich ist, um die von dir gewünschte Funktion bereitzustellen: dass der einmal gelesene Hinweis geschlossen bleibt.

6. Kontakt- und Demo-Formular, E-Mail, Telefon

Welche Daten

Über das Kontaktformular übermittelst du uns deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und deine Nachricht. Über die Demo-Anfrage auf der Seite des Exposé-Managers übermittelst du deinen Namen, deine Firma, deine E-Mail-Adresse, deinen Wunschzeitraum sowie freiwillig deine Telefonnummer und eine Nachricht. Ohne die Pflichtangaben können wir deine Anfrage nicht bearbeiten; alle weiteren Angaben sind freiwillig. Schreibst du uns eine E-Mail oder rufst du an, verarbeiten wir die Angaben, die du uns dabei mitteilst.

Wie wir sie verarbeiten

Unser Server prüft die Formularanfrage (einschließlich des Spamschutzes, Abschnitt 7) und leitet sie als E-Mail an unser Postfach weiter. Für den Versand nutzen wir den E-Mail-Dienst SMTP2GO, der die Nachricht in unserem Auftrag zustellt. Die Anfrage wird nicht in unserer Datenbank gespeichert.

Zweck und Rechtsgrundlage

Wir verwenden deine Angaben ausschließlich, um deine Anfrage zu beantworten und — bei einer Demo-Anfrage — einen Termin mit dir zu vereinbaren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Unser berechtigtes Interesse liegt darin, Geschäftsanfragen zu beantworten, die du im Namen eines Unternehmens an uns richtest. Dient deine Anfrage der Anbahnung eines Vertrags mit uns, ist Rechtsgrundlage insoweit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen).

Speicherdauer

Wir löschen die E-Mail mit deiner Anfrage, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten stehen dem entgegen — etwa wenn aus der Anfrage ein Vertrag entsteht und die Korrespondenz nach Handels- oder Steuerrecht aufzubewahren ist (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

7. Spamschutz mit Cloudflare Turnstile

Um unsere Formulare vor Spam und automatisiertem Missbrauch zu schützen, nutzen wir Cloudflare Turnstile, einen Dienst der Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA.

Turnstile wird erst geladen, wenn du beginnst, ein Formular auszufüllen — also wenn du in ein Feld klickst oder etwas eingibst. Bis dahin stellt diese Website keine Verbindung zu Cloudflare her. Ab diesem Moment lädt dein Browser ein Skript von Servern von Cloudflare. Turnstile prüft anhand technischer Merkmale, ob die Anfrage von einem Menschen stammt. Dabei verarbeitet Cloudflare insbesondere deine IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät sowie technische Signale aus deinem Browser. Beim Absenden übermittelt unser Server das Prüfergebnis und deine IP-Adresse an Cloudflare, um es bestätigen zu lassen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, unsere Formulare vor Spam und Missbrauch zu schützen. Soweit dabei Informationen in deinem Browser gespeichert oder ausgelesen werden, beruht dies auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, weil es unbedingt erforderlich ist, um das von dir genutzte Formular sicher bereitzustellen. Möchtest du Turnstile nicht nutzen, kannst du uns stattdessen direkt per E-Mail an info@dbm-automation.cloud schreiben.

Cloudflare ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Abschnitt 11). Weitere Informationen findest du in der Datenschutzerklärung von Cloudflare.

8. Kundenportal

Unser Kundenportal steht nur unseren Kunden und den von ihnen benannten Mitarbeitern offen. Benutzerkonten werden nur auf Veranlassung unseres Kunden angelegt.

Benutzerkonto und Anmeldung

Für dein Konto verarbeiten wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, die Zuordnung zu deinem Unternehmen, deine Rolle und Berechtigungen, dein Passwort (nur als nicht umkehrbarer Hashwert) sowie technische Angaben zu Anmeldevorgängen wie Zeitpunkt und IP-Adresse. Konten, Datenbank und Dateispeicher des Portals betreibt für uns die Supabase Inc. (USA); die Daten liegen in einem Rechenzentrum in der EU.

Für die Anmeldung setzt das Portal Cookies, die technisch notwendig sind: Die Anmelde-Cookies halten deine Sitzung fest, damit du angemeldet bleibst. Das Cookie dbm_session_dauer speichert nur, ob du beim Login „Angemeldet bleiben“ gewählt hast. Ohne diese Cookies ist eine Anmeldung nicht möglich. Mit „Angemeldet bleiben“ bleiben sie bis zu 30 Tage gespeichert, sonst bis zum Schließen des Browsers. Rechtsgrundlage für das Speichern ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Zusätzlich registriert das Portal in deinem Browser einen sogenannten Service Worker, damit du es als App auf deinem Gerät installieren kannst. Der Service Worker reicht die Anfragen deines Browsers unverändert weiter, speichert keine Inhalte zwischen und überträgt nichts zusätzlich an uns oder an Dritte. Du kannst ihn jederzeit über die Einstellungen deines Browsers entfernen.

System-E-Mails des Portals, etwa Einladungen und Links zum Zurücksetzen des Passworts, versenden wir über SMTP2GO.

Protokoll von Verwaltungsänderungen

Änderungen im Verwaltungsbereich des Portals — etwa das Anlegen von Benutzern oder das Ändern von Rollen und Einstellungen — protokollieren wir mit Benutzerkennung, E-Mail-Adresse, Zeitpunkt und Art der Änderung. Das dient der Nachvollziehbarkeit und der Sicherheit des Portals (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Assistent

Ist für dein Konto der Assistent freigeschaltet, beantwortet er deine Fragen mit Hilfe der Gemini API von Google (Google LLC, USA). Dafür übermitteln wir deine Fragen und den bisherigen Gesprächsverlauf sowie den dafür nötigen Zusammenhang aus dem Portal an Google: deinen Namen, den Stand deiner letzten Exposé-Läufe (einschließlich Objektbezeichnung bzw. Adresse und etwaiger Fehlermeldungen) und die Regelwerke deines Unternehmens. Wir speichern den Gesprächsverlauf nicht. Zur Nutzung der Gemini API siehe Abschnitt 9.

Bilder im Portal

Bilder aus Exposé-Läufen lädt dein Browser direkt von den Servern unseres Dienstleisters Cloudinary (Abschnitt 9). Damit sie schneller erscheinen, baut das Portal nach der Anmeldung beim Aufruf seiner Seiten vorab eine Verbindung zu Cloudinary auf; die öffentliche Anmeldeseite tut das nicht. Dabei erhält Cloudinary deine IP-Adresse und Angaben zu deinem Browser. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer schnellen und zuverlässigen Anzeige der Ergebnisse.

Rechtsgrundlage und Speicherdauer

Bist du selbst unser Vertragspartner, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Nutzt du das Portal als Mitarbeiter eines Kunden, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt darin, unserem Kunden und seinen Mitarbeitern den vereinbarten Zugang bereitzustellen. Ohne Konto kannst du das Portal nicht nutzen.

Kontodaten speichern wir, solange das Konto besteht. Wird das Konto gelöscht oder endet der Vertrag mit unserem Kunden, löschen wir die Kontodaten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Protokolleinträge bewahren wir auf, solange das Kundenverhältnis besteht und sie zur Nachvollziehbarkeit erforderlich sind.

9. Exposé-Verarbeitung im Auftrag von Maklern

Mit dem Exposé-Manager bearbeiten wir für Immobilienmakler Objektfotos, erstellen Exposé-Texte und übertragen die Ergebnisse zur Prüfung in das Propstack-Konto des Maklers; veröffentlicht (Objektstatus, Immobilienportale) wird erst nach seiner Freigabe. Dabei verarbeiten wir die Inhalte der einzelnen Läufe: Fotos (auf denen Personen, Kfz-Kennzeichen oder Klingelschilder zu sehen sein können), Objektdaten, Kontaktdaten aus Propstack und Feedback-Texte.

Für die Exposé-Verarbeitung setzen wir folgende Dienste ein:

• Hostinger — Server und Automatisierungsplattform (Abschnitt 3).
• Supabase — Datenbank und Upload-Zwischenspeicher (Abschnitt 8).
• Cloudinary — Speicherung und Bearbeitung der Bilder. Anbieter ist Cloudinary mit Sitz in den USA.
• Google Gemini API — Analyse und Bearbeitung der Bilder sowie Entwurf der Exposé-Texte. Anbieter ist die Google LLC, USA. Wir nutzen die Gemini API im kostenpflichtigen Tarif. Nach den Nutzungsbedingungen von Google werden Eingaben und Ergebnisse in diesem Tarif nicht verwendet, um Googles Modelle zu trainieren oder zu verbessern. Google kann sie jedoch für einen begrenzten Zeitraum speichern, um Missbrauch zu erkennen und zu verhindern.
• SMTP2GO — Versand von System-E-Mails.

Propstack ist das CRM-System des Maklers, nicht unser Dienstleister. Daten fließen von dort zu uns und von uns dorthin, weil und soweit der Makler das veranlasst; für die Verarbeitung in Propstack ist allein der Makler verantwortlich.

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO; nach Handels- und Steuerrecht bis zu zehn Jahre). Im Einzelnen:

• Upload-Zwischenspeicher: Hochgeladene Fotos liegen nur kurz im Zwischenspeicher; er wird nach 24 Stunden geleert.
• Inhalte eines Exposé-Laufs — Fotos einschließlich ihrer Kopien bei Cloudinary, Texte und Feedback: Wir löschen sie 30 Tage nach der letzten Änderung des Laufs. Bei einem abgeschlossenen Lauf (fertig, abgebrochen oder fehlgeschlagen) ist das in der Regel 30 Tage nach seinem Abschluss; ein Lauf, an dem 30 Tage lang nichts mehr geschieht, wird ebenso gelöscht. Danach bleiben nur Angaben ohne Inhalt erhalten: Zeitpunkte, Status, Anzahl und statistische Merkmale der Bilder (etwa der Raumtyp) und die Objektnummer in Propstack, die wir für die Abrechnung brauchen. Das gilt für jeden Lauf, der über das Kundenportal gestartet wird; ausgenommen sind nur interne Testläufe von dbm automation mit eigenen Testdaten. Was in Propstack übertragen wurde, liegt im Propstack-Konto des Maklers und unterliegt dessen Löschregeln.
• Ausführungsprotokolle der Automatisierungsplattform: 14 Tage.
• Kontakt- und Demo-Anfragen: bis zur abschließenden Bearbeitung (Abschnitt 6).
• Server-Logdateien: siehe Abschnitt 4.
• Kontodaten im Kundenportal: siehe Abschnitt 8.
• Eintrag im localStorage: bis du ihn in deinem Browser löschst (Abschnitt 5).

Gelöschte Daten können noch in den regelmäßigen Sicherungen unserer Datenbank enthalten sein, bis diese turnusgemäß überschrieben werden.

11. Empfänger und Drittländer

Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter. Empfänger sind ausschließlich die Dienstleister, die in unserem Auftrag tätig sind und mit denen wir Verträge über Auftragsverarbeitung geschlossen haben, sowie Behörden, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

• Hostinger International Ltd., Zypern (EU) — Server in Frankfurt am Main.
• Supabase Inc., USA — die Daten liegen in einem Rechenzentrum in der EU. Ein Zugriff aus den USA, etwa im Rahmen von Support oder Wartung, lässt sich nicht ausschließen; dafür gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
• Cloudflare, Inc., USA — zertifiziert nach dem EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO).
• Cloudinary, USA — zertifiziert nach dem EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO).
• Google LLC, USA — zertifiziert nach dem EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO).
• SMTP2GO, Neuseeland — für Neuseeland besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).

Für Unternehmen, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind, hat die EU-Kommission mit Beschluss vom 10. Juli 2023 ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt. Ob ein Unternehmen zertifiziert ist, kannst du unter dataprivacyframework.gov nachsehen.

12. Deine Rechte

Du hast gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich deiner personenbezogenen Daten:

• Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit — Herausgabe der Daten, die du uns bereitgestellt hast, in einem gängigen, maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO, siehe unten).

Für die Ausübung deiner Rechte genügt eine formlose Nachricht an maximilian.matthes@dbm-automation.cloud oder an die Anschrift in Abschnitt 1. Betrifft deine Anfrage Inhalte aus einem Exposé-Lauf, für die der Makler verantwortlich ist (Abschnitt 9), leiten wir sie an ihn weiter bzw. unterstützen ihn bei der Beantwortung.

13. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung deiner Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Das gilt insbesondere in dem Mitgliedstaat deines Aufenthaltsorts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 Wiesbaden
datenschutz.hessen.de

14. Keine automatisierte Entscheidung

Wir setzen künstliche Intelligenz ein, um Bilder und Texte zu bearbeiten. Entscheidungen, die dir gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder dich in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, treffen wir nicht ausschließlich automatisiert (Art. 22 DSGVO). Auch ein Profiling findet nicht statt.

15. Stand und Änderungen

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand Oktober 2026. Wir passen sie an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert; es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Für Verträge mit uns gelten zusätzlich unsere AGB.